Digitalisierung betrifft Betriebe jeglicher Größenordnung. Sie ist jedoch kein Allheilmittel, sondern muss als ein Baustein für die Zukunftsfähigkeit gesehen werden. Ein Beispiel ist die Bäckerei Frisch im Vogtland (Deutschland). Wir sprachen mit Tobias Frisch, dem Juniorchef der Bäckerei.
Sie haben im letzten Jahr in neue Kassen, ein Warenwirtschaftssystem und weitere Tools investiert, die Ihre Bäckerei stark hin in Richtung Digitalisierung führen. Was waren die Gründe dafür?
Tobias Frisch: Wir mussten neue Kassen anschaffen, da unsere vorhandenen Registrierkassen den veränderten gesetzlichen Anforderungen nicht mehr gerecht wurden. In diesem Zuge haben wir überlegt, was noch nötig und sinnvoll ist, um die Abläufe von der Bestellung, über die Rezeptverwiegung, die Rechnungsstellung bis hin zum Bezahlen zu digitalisieren. Digitalisierung nicht weil es trendig ist, sondern weil wir die Abläufe vereinfachen, sicherer und somit den Betrieb in diesem Bereich zukunftssicher machen zu können.
Für was haben Sie sich dann entschieden und was waren die Gründe dafür?
Tobias Frisch: Wir haben eine Marktrecherche gemacht und verschiedene Systeme betrachtet. Im Bereich des Kassensystems haben wir uns auch branchenneutrale Kassen angeschaut. Allerdings waren dort Möglichkeiten wie das Hinterlegen von Rezeptdatenbanken mit Zutatendeklaration nicht möglich. Die branchenneutralen hatten allerdings sehr gute Auswertungsmöglichkeiten. Letztlich haben wir uns für die Lösung von HS-Soft entschieden, da hier mit einer Lösung die Bereiche Backstube (RezeptAssist), Büro/ Warenwirtschaft (FakturaAssist) und Kassen (CashAssist) abgedeckt wurden. Vorteil ist dabei, dass hier ohne Schnittstellen gearbeitet wird. Alle Bereiche kommunizieren problemlos miteinander!
Wie führt man so ein System in den Betrieb ein? Wie groß ist der Aufwand?
Tobias Frisch: Der Aufwand besteht vor allem darin, dass wir die Daten eingeben mussten. Wobei es nicht nur um die Daten geht, sondern man sich Gedanken über Strukturen etc. machen muss. Sind die Daten erst mal eingegeben, dann spart man kräftig Zeit. Wir haben insgesamt fünf Läden und auch fünf Kassen. Diese wurden geschickt, mussten nur angeschlossen werden und waren in wenigen Minuten einsatzbereit. Bevor wir allerdings die Kassen im Verkauf nutzten, haben unsere Mitarbeiterinnen an einer Testkasse geübt.
Wie werden die neuen Kassen von den Mitarbeiterinnen angenommen?
Tobias Frisch: Wir haben vornehmlich Mitarbeiterinnen, die schon sehr lange bei uns sind. Sie hatten natürlich Vorbehalte und vielleicht sogar ein bisschen Angst. Durch die Testkasse und die Möglichkeit des umfänglichen Ausprobierens konnten wir die Ängste nehmen. Sicherheitshalber hatten wir sogar die alten Kassen noch als „Rückfallebene“. Wobei wir diese nicht gebraucht haben!
Welche Vorteile ergeben sich für den Betrieb durch die neuen Kassen?
Tobias Frisch: Da wir Artikelgenau abrechnen, werden zum Beispiel keine unterschiedlichen Preise mehr verwendet. Es wird der Preis berechnet, der hinterlegt ist! Wir haben zudem die Möglichkeit verschiedene Auswertungen durchzuführen. Ich schaue mir die Retourenquote, die Umsätze, Kundenzahlen und Durchschnittsbons genau an. Mit den Kassen haben wir ein digitale Kundenkarte eingeführt. Diese hat unsere bisherige Stempelkarte für treue Kunden ersetzt. Pro 60 Cent Umsatz wird automatisch ein Punkt dem Kundenkonto gut geschrieben. Für die Punkte können die Kunden verschiedene Produkte — vom Brot, über selbstgemachte Konfitüre, bis hin zu Eis und Kaffeegetränk — auslösen. Das kommt sehr gut an.
Die Kundenkarte kann auch als Bezahlkarte genutzt werden. Wie wird dies bei Ihnen genutzt?
Tobias Frisch: Wir bieten die Möglichkeit der Bezahlung mit EC-Karte oder eben mit der Kundenkarte auf der ein Guthaben aufgeladen werden kann. Beides wird allerdings bei uns auf dem Land noch sehr wenig genutzt. Wobei ich denke, dass dies durchaus künftig mehr wird.
Wie nutzen Sie FakturaAsssist und RezeptAssist?
Tobias Frisch: FakturaAssist erfasst alle Bestellungen, sowohl aus den Läden über die Kasse, als auch die Bestellungen von unseren Lieferkunden. Für letztere können wir die Rechnungen direkt aus dem Programm heraus als PDF erstellen und per Mail verschicken. RezeptAssist ist die Grundlage für unsere Digitalwaage in der Backstube. Unsere langjährigen Mitarbeiter haben die meisten Rezepte im Kopf. Da ist es zugegeben schwierig, sie zum Verwiegen über das digitale System zu zwingen! Doch für die Konditorei und die Eisherstellung ist der Rezeptassistent sehr wichtig. Rezeptänderungen sind sauber erfasst und immer ist das aktuelle Rezept verfügbar. Sicherlich haben wir hier auch noch Potential!
Gab es von staatlicher Seite Förderungen für die Schritte zur Digitalisierung in Ihren Betrieb?
Tobias Frisch: Der Freistaat Sachsen unterstützt Klein- und Mittelbetriebe durch eine Förderung über die Sächsische Aufbaubank (SAB). Hier werden 40 Prozent der Kosten für Software gefördert. Zudem gibt es bei uns die Möglichkeit Investitionen über Leader-Förderprogramme zu finanzieren.
Welches Fazit ziehen Sie mit Blick auf Ihre Investitionen in die Digitalisierung?
Tobias Frisch: Ich bin mir sicher, dass sich jeder Betrieb früher oder später mit dem Thema befassen muss. Wir sind hier schon mal gut aufgestellt. Wir haben aber auch noch viele Möglichkeiten, die es zu nutzen gilt. Ein Beispiel ist bakery2b, die Möglichkeit unserer Lieferkunden online zu bestellen. Bei uns wird daraus automatisch ein Lieferschein generiert und die Daten im Backzettel mit erfasst.
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